Die Herausforderung
Wenn aus einem kleinen Familienbetrieb ein modernes Unternehmen wird, reichen alt gediente Verwaltungsmittel nicht mehr aus. Lange bestand beim kleineren Mittelstand das Vorurteil, dass DMS Lösungen nur für Großunternehmen sinnvoll sind. Dass das schon lange nicht mehr der Realität entspricht, beweist die J. & A. Burghaus GmbH, Spezialist für Gussprodukte aus Aluminium und Zink. Aus Interesse an stetigen Prozessoptimierungen beschäftigte sich die J. & A. Burghaus GmbH frühzeitig mit den Vorteilen eines Dokumenten Management Systems und war damit manchem Konzern weit voraus.
Burghaus benötigte ein modulares DMS-System mit dem das Unternehmen nach Bedarf wachsen kann. Ein sehr wichtiger Punkt war, die Einführung und Anpassung weitestgehend mit dem Know-how im eigenen Hause zu realisieren. Dazu war eine einfach zu implementierende Lösung mit intuitiver Bedienung notwendig. Die Integration in die Finanzbuchhaltung DKS und in die eigenentwickelte Warenwirtschaft musste mit wenig Aufwand umsetzbar sein.
Der Prozess
Durch die bereits vorhandene Standardintegration von Next® in DKS erfolgte die Anbindung sehr schnell und unkompliziert. Ebenso einfach konnte Next® in das ERP von Burghaus integriert werden. Sämtliche in diesen Systemen erzeugten Dokumente werden jetzt automatisch als PDF im Archiv abgelegt. Außerdem wurde Microsoft Office angebunden, um Word- und Excel-Dokumente in Next® in unterschiedlichen Versionen zu archivieren.
Im Anschluss – ebenfalls dem Trend voraus – wurde eine E-Mail-Archivierung bei Burghaus realisiert. Die mit Outlook versendeten und empfangenen E-Mails können jetzt auch direkt im DMS recherchiert werden.
Die Lösung
Webbasierte Workflows schaffen wichtige Freiräume in der Verwaltung und sorgen für unkomplizierte und nachvollziehbare Entscheidungsprozesse. Der elektronische Posteingangskorb ersetzt die manuelle Verteilung der Papierdokumente im Unternehmen, erinnert an Fälligkeiten und ermöglicht stets einen Überblick, wo und in welchem Status sich die zu verarbeitenden Dokumente befinden.
Das Ergebnis
"Mit der frühen Entscheidung für Next® hat die Firma Burghaus die internen Verwaltungsprozesse wesentlich verbessert. Unsere Flexibilität wird erhöht und wir entlasten unsere Mitarbeiter zugunsten von Aufgaben mit einem höheren Mehrwert. Langwieriges Suchen entfällt, auf Knopfdruck stehen uns und damit auch unseren Kunden und Lieferanten die benötigen Informationen und Dokumente zur Verfügung. Auch kleinere Unternehmen wie wir profitieren durch den schnell erreichten ROI."
— Herr Andreas Burghaus, das "A." bei der J. & A. Burghaus GmbH.
