Die Herausforderung
Der Logistikdienstleister TFG Transfracht hat täglich überregional eine enorme Anzahl an Fahraufträgen zu managen. Außerdem fallen große Mengen an Frachtpapieren, Verschiffungsdeklarationen und Rechnungen an. Diese Dokumentenflut sollte in ein einheitliches System überführt und digital zugänglich gemacht werden.
Weiterhin musste das Unternehmen den modernen Ansprüchen der Kunden gerecht werden, die stets den aktuellen Stand ihrer Aufträge ort- und zeitunabhängig verfolgen wollten. Der hohe Qualitätsanspruch an das eigene Geschäftsfeld, bestimmte auch die Suche nach einem dafür geeignetem Partner. Transfracht entschied sich daher 2008 für Next® (alter Name: MultiArchive). Die Lösung entsprach allen damaligen und späteren Anforderungen und das enorme Know How von Nextway im Umfeld des Prozessmanagements überzeugte.
Der Prozess
Next® wurde vollständig in das Hauptsystem für die Verwaltung der Fahraufträge eingebunden.
Zwanzig Vermittlungsagenturen schicken die Fahraufträge per Fax oder E-Mail an die TFG-Zentrale, wo die Belege verarbeitet werden. Alle relevanten Indexwerte eines Dokumentes werden gegen die Daten im ERP-System abgeglichen und zusätzliche Metadaten automatisch übernommen. Nach der strukturierten Ablage ist der Fahrauftrag per Browser recherchierbar.
Die Lösung
Über den Next® Webclient kann jetzt blitzschnell recherchiert werden, in welchem Verarbeitungsstand sich der Fahrauftrag befindet.
Sowohl den TFG-Mitarbeitern als auch den TFG-Kunden steht Next® als komfortable Webanwendung zur Verfügung, die einen sofortigen Zugriff auf die verwalteten Dokumente bietet.
Das Ergebnis
"Mit Next® haben wir uns für ein extrem anwenderfreundliches Produkt entschieden, das wesentlich zur Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Die vollautomatische Abwicklung der Fahraufträge und die komfortable Recherche sind nicht mehr wegzudenken aus unserem Unternehmen. Der Einsatz von Next® und die Optimierung des Dokumentenprozesses bedeutet für uns eine enorme Arbeitserleichterung, die zusätzlichen Platz schafft, für eine effektive Abwicklung unserer Dienstleistungen!"
— Herr Gerhard Munzinger, Manager IT-Projekte, TFG Transfracht International GmbH & Co. KG
