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Verwalten Sie Ihre Geschäftsdokumente sicher, geschützt und gemeinsam genutzt - in der Cloud oder On Premises
Früher haben Sie Ihre sensiblen Dokumente einfach im Bürosafe weggeschlossen. Heute müssen Sie Ihre wichtigen Dokumente vor neugierigen Blicken schützen, während Sie gleichzeitig nahtlos Wissen z.B. in Salesforce teilen. Und dabei vermeiden, gegen die DSGVO zu verstoßen. Werfen wir einen Blick darauf, wie Unternehmen das schaffen.
Eine beängstigende Welt
Hacker und Angreifer versuchen rund um die Uhr, an Ihre Daten und Systeme zu gelangen. Und als ob das nicht schon schlimm genug wäre, gehen 80% aller Informationslecks auf das Konto Ihrer eigenen Mitarbeiter. Entweder weil sie Fehler machen, oder - noch schlimmer - weil sie böse Absichten haben. Sie wollen nicht, dass Ihre geschäftskritischen Verträge in die Hände Ihrer Konkurrenz landen. Noch weniger wollen Sie, dass es in die Schlagzeilen gerät. Niemand bewundert Unternehmen, die ihre geschäftskritischen Daten nicht schützen können. Und niemand möchte die Aufmerksamkeit der Datenschutzbehörde auf sich ziehen.
Entscheidung für Cloud oder On Premises
Wir haben bereits festgestellt, dass es im Jahr 2023 nicht mehr die richtige Lösung ist, Ihre Dokumente in einen Tresor zu verschliessen, aber was ist es dann? Ein Unternehmensarchiv. Ein Unternehmensarchiv, das alle Ihre Geschäftsdokumente an einem Ort verwaltet. Keine Kopien von Dokumenten mehr, die auf Schreibtischen, Ordnern, in Outlook-Postfächern, auf Laptops, Dateiservern oder Netzlaufwerken herumliegen. Das Unternehmensarchiv schützt Ihre Dokumente und ermöglicht es den Benutzern von Systemen wie Salesforce, nahtlos auf alle relevanten Dokumente zuzugreifen und dabei jeden einzelnen Zugriff zu verfolgen.
Nur so können Sie Ihre Dokumente vor neugierigen Blicken schützen - extern und intern. Und gleichzeitig behalten Sie die volle Kontrolle, wenn es um die DSGVO geht.
Soll Ihr Unternehmensarchiv On Premises oder in der Cloud gespeichert werden? Das hängt von Ihrer individuellen Situation ab. Für manche sind beide Optionen sinnvoll. Für andere nur eine.
Cloud - oder genauer gesagt SaaS
Mit einem Unternehmensarchiv überlassen Sie die schwere Arbeit anderen. Natürlich sind Sie an der Konzeption und Einrichtung Ihres Archivs beteiligt, aber die gesamte praktische Arbeit übernehmen andere. Sie brauchen keine neue Hardware anzuschaffen. Sie brauchen keine neue Software zu kaufen. Sie müssen nichts Neues installieren. Nichts Neues verwalten. Und es muss auch nichts Neues ausgeführt werden. Nichts muss gesichert und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Und wenig Neues zu lernen.
All das hat seinen Preis. Einen finanziellen Preis in Form von Subscription-Gebühren. Aber auch einen Preis für den "Kontrollverlust", denn der Anbieter bestimmt nun, wo die Daten gespeichert werden. Und bis zu einem gewissen Grad auch, wann Ihr Unternehmensarchiv verfügbar ist und wann nicht. Wann es aktualisiert wird und wann nicht.
On Premises - oder genauer gesagt, von Ihnen selbst ausgeführt
Bei einem Unternehmensarchiv, das in Ihrem eigenen Rechenzentrum - oder bei einem Hosting-Partner Ihrer Wahl - installiert ist, ist die Situation etwas anders. Sie übernehmen dann eine größere Verantwortung dafür, dass etwas geschieht. Und dafür, die Dinge auf dem neuesten Stand zu halten. Aber Sie haben auch mehr Kontrolle. Und Sie können entscheiden, wo die Daten gespeichert werden. Sie entscheiden, wann das Archiv zugänglich ist. Und Sie entscheiden, wann es aktualisiert wird.
Definitiv nicht einfacher. Wahrscheinlich auch nicht sicherer. Und kaum billiger, wenn man alles mitrechnet. Aber mit Sicherheit haben Sie mehr Kontrolle.
Bauder hat sich für Next® as a Service entschieden
Bei Bauder, einem weltweit führenden Hersteller von Dachbaustoffen, läuft das zentrale ERP im eigenen Haus. Doch die neue Lösung, um die sich alle reißen, ist das CRM von Salesforce - eine der erfolgreichsten Cloud-Lösungen überhaupt. Und eine Lösung, die das Herzstück der internationalen Expansionsstrategie von Bauder ist, die die Marke Bauder bisher in 16 Länder gebracht hat.
Für Bauder war ein Next® Enterprise Archive as a Service, das nahtlos mit Salesforce integriert ist, die richtige Wahl. Mit wenig eigenem Aufwand verfügt Bauder nun über ein zukunftssicheres Unternehmensarchiv. Immer verfügbar. Immer auf dem neuesten Stand. Und mit Daten, die sicher innerhalb der EU im Microsoft Azure Rechenzentrum in Frankfurt gespeichert sind.
Die Zeichen der Zeit sind eindeutig
Wer im Jahr 2023 seine Dokumente sicher aufbewahren will, braucht ein Unternehmensarchiv. Punkt. Unser Next® Enterprise-Archiv ist eine Möglichkeit, aber es gibt natürlich auch andere.
Ob Sie sich für eine Lösung in der Cloud oder On Premises entscheiden, ist eine offene Frage. Wir beobachten, dass immer mehr Kunden in die Cloud wechseln. Viele von ihnen nutzen unser mandantenfähiges SaaS-Angebot, aber auch andere Clouds. Meistens tun sie dies, um die Komplexität und den Arbeitsaufwand zu verringern. Für diejenigen, die Next® aus irgendeinem Grund lieber vor Ort oder in einer anderen Cloud als der unseren betreiben möchten, haben wir ein Full-Service-Konzept entwickelt - Next® Always Up To Date, das den gesamten Aufwand für den Betrieb von Next® abnimmt.
Leider gibt es nicht die eine Lösung, die allen Anforderungen gerecht wird. Und Ihre Bedürfnisse können sich im Laufe der Zeit sehr wohl ändern. Mit Next® Digital Workplace haben Sie den Vorteil, dass Sie frei zwischen unserem mandantenfähigen Next® as a Service, dem Betrieb von Next® in einer Cloud Ihrer Wahl oder dem Betrieb von Next® vor Ort wählen können. Und das Beste ist, dass Sie Ihre Meinung im Laufe der Zeit ändern können.
Ganz gleich, für welche Lösung Sie sich letztendlich entscheiden,
ich schlage vor, Sie halten sich alle Optionen offen.
Und psssst. Warten hat noch niemanden weitergebracht.
