Aufbau einer zukunftssicheren IT-Landschaft
Als Pohjantähti das größte Digitalisierungsprojekt in der Unternehmensgeschichte startete, hatte man eine Vision vor Augen: eine grundsolide IKT-Landschaft aufzubauen, die den steigenden Anforderungen der Kunden an digitale Services gerecht wird. Jetzt und in Zukunft.
Sie ahnten 2019 nicht, dass eine globale Pandemie diese Notwendigkeit bald beschleunigen und schnelle Reaktion von entscheidender Bedeutung sein wird. Glücklicherweise war Finnlands begehrteste und persönlichste Versicherungsgesellschaft gut vorbereitet und hatte einen klaren Fahrplan aufgestellt. Und trotz der außergewöhnlichen Umstände, als plötzlich ihre 30 Büros auf Remote-Arbeit umstellten, gelang es Pohjantähti, den Grundstein für eine zukunftssichere IT-Landschaft zu legen. Inklusive der Einführung eines brandneuen Dokumentenarchivs.
Dokumentenarchiv als Kernsystem
Da mehrere Papier- und digitale Archive im Einsatz waren, stand Pohjantähti vor der Herausforderung, mit Informationsinseln zu arbeiten. Einzelne Aufbewahrungsorte, in denen Dokumente, die in einem System erstellt wurden, in anderen nicht verfügbar waren. Das Auffinden wichtiger Informationen war daher zeitaufwendig.
Für ein Unternehmen, das über 100,000 Privat- und 16,000 Firmenkunden betreut, ist ein einheitliches Dokumentenhandling eine geschäftskritische Angelegenheit. Nicht nur, um die Suche einfacher und schneller zu machen. Sondern auch, um eine stabile Basis für Wachstum zu schaffen.
“Ähnlich wie unsere Versicherungs- und Schadenmanagementsysteme gilt das Zentralarchiv als Kernsystem unserer IT-Landschaft. Vorgesehen für den langfristigen Einsatz und eine Voraussetzung, um unseren Kunden rund um die Uhr einen reibungslosen Service bieten zu können.“
Elina Kotilainen, CIO bei Pohjantähti
Das richtige Werkzeug für den Job
Als es an der Zeit war, sich für eine neue Lösung zu entscheiden, erhielt das Dokumentenmanagement von Nextway im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens die höchste Punktzahl.
Next® Enterprise Archive erweiterte den Horizont für das, was sie für ein traditionelles DMS-System hielten, zu einer hoch skalierbaren Lösung, die das Potenzial für zukünftige Automatisierung hat und mit Dokumentenformaten aller Art umgehen kann. PDFs, Office-Dokumente, E-Mails, Telefonate, Bilder — und die Liste geht weiter. Besonders wichtig war die Erkenntnis: Jedes Dateiformat, das schützenswerte Informationen enthält, sollte als Dokument definiert und als Dokument archiviert werden.
Zugang zum Club
Während Next® Enterprise Archive alle Ausschreibungsanforderungen erfüllte, war dies sicherlich nicht der einzige Vorteil, von dem man angetan war. Mit Nextway als bevorzugtem Dokumentenpartner kam Pohjantähti auch an den Tisch der Next®:Insurance User Group. Ein Forum, in dem sich gleichgesinnte, aktive Versicherer treffen, um über Technologien der Zukunft und den Einsatz von Next® zu diskutieren. Ein Bonuspunkt bei der Entscheidung für einen neuen Software-Anbieter.
Implementierung während Covid-19? Kein Problem
Die Implementierung während des Lockdowns stieß trotz ungewöhnlicher Umstände auf keine Hindernisse. In nur fünf Monaten migrierte Nextway 1,5 Millionen Dokumente und rollte die gesamte Lösung für alle 300 Benutzer aus. Ab dem Frühjahr 2021 hat Pohjantähti rund 3 Millionen Versicherungsdokumente in ihrem neuen digitalen Archiv, während die Verlagerung von Schadensfällen ein Projekt für den Rest des Jahres bleibt.
Kugelsichere Compliance
Mit ihrer neuen Lösung erreicht auch die Compliance bei Pohjantähti neue Höhen. Endlich zirkulieren keine E-Mail-Anhänge mehr im Unternehmen. Jeder liest Dokumente direkt aus dem Archiv und teilt sie durch das System.
Es kann nur auf Dateien zugegriffen werden, für die eine Berechtigung vorliegt. Und mit der Funktion Next® Extended Access Log protokolliert das System nicht nur die Aktivitäten an den Dokumenten, sondern zeigt auch an, wenn jemand eine Datei nur ansieht.
Next® Extended Access Log (derzeit für Versicherungsdokumente verfügbar und bald auch für Schadensfälle) zeigt an, ob der Benutzer das Dokument proaktiv geöffnet hat, um es anzusehen, es in einer Vorschau gesehen hat oder das Dokument nur als Ergebnis einer Suche in einer Trefferliste hatte.
Bereit für mehr
Zukunftsorientierte Versicherer denken in Bits und Bytes und nutzen die Vorteile der digitalen Technologie. Bereits im ersten Quartal 2021 meldete Pohjantähti einen Nettoumsatzanstieg von fast 8 % als Ergebnis diverser Vertriebskanäle, die durch eine digitale Plattform unterstützt werden.
Die Grundlage dafür bildet ein digitales Archiv, in dem Informationen von Kunden, Partnern, Behörden, Lieferanten und Mitarbeitern an einem sicheren Ort ruhen. Manche für ein paar Jahre, andere für mehr als ein Jahrhundert. Kontrolliert und doch flexibel, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen — und all die Dokumente, die dabei entstehen.
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