Diesen Aufwand betrieb ein Unternehmen jährlich für Business-Output-Archive auf Papier, Mikrofiche und verstreuten File-Servern. Sehen Sie sich das Video an oder scrollen Sie nach unten, um mehr zu lesen.
CHALLENGE #1:
Ihren gesamten Business Output erfassen. Von überall
Ein Rechtsdokument allen Outputs von allen Business-Systemen im Unternehmen zu beschaffen, ist in den meisten Unternehmen ein großes Problem und eine Herausforderung.
Angebote, Bestellbestätigungen, Verkaufsrechnungen, Berichte, Erinnerungen, GL-Postinglisten, Verpackungslisten, Kommissionierlisten, Inventarlisten, Bestellungen und Lohnabrechnungen sind nur einige wenige der zahlreichen Dokumente.
Große Mengen, viele Systeme, verschiedene Formate und mehrere Standorte vergrößern nur das Problem. Selbst eine schlichte Vertriebsrechnung kann sehr wohl im EDI-, XML- und PDF-Format sowie auf Papier vorliegen.
CHALLENGE #2:
Manuelle Archivierung von Papierdokumenten
Die manuelle Archivierung von Papierdokumenten in Ringordnern oder Aktenschränken ist in vielen Unternehmen nach wie vor üblich. Zeitraubend und teuer. Verschwendung wertvoller Zeit.
Wenn Dokumente im Unternehmen im Umlauf sind, machen viele auch noch eigene Kopien und bauen so lokale Archive auf. Nur für den eventuellen Fall.
CHALLENGE #3:
Zugriff auf archivierte Dokumente
Im Alltag sind physische Archive eine Last. Wenn Sie Kunden wegen überfälliger und unbezahlter Rechnungen anrufen, erhalten Sie wahrscheinlich die Reaktion: „Wir haben die Rechnung nie bekommen, könnten Sie bitte eine Kopie schicken?“ Der Weg ins Archiv, das Kopieren und Abschicken bzw. Faxen kostet Zeit.
Finanzen, Vertrieb, Logistik, HR und R&D kennen das Problem ebenfalls. Besonders wenn man auf einer anderen Etage bzw. Gebäude oder weltweit arbeitet.
Ein Problem ist die Geographie. Ein anderes die Zeit. Versuchen Sie einmal, an ein Dokument zu kommen, wenn die Finanzabteilung bereits das Büro verlassen hat. Unmöglich. Und wenn Sie mit der Budgetübersicht für den nächsten Tag in Verzug sind, haben Sie ein echtes Problem!
Einige Ihrer Dokumente auf verstreuten File-Servern aufzubewahren hilft nicht viel.
CHALLENGE #4:
Kopien sind nicht billig
Mehr und mehr Ihres Business Outputs erfolgt in elektronischer Form, aber Kopien werden oft weiterhin ausgedruckt. Deshalb wächst der Markt für Büropapier Jahr für Jahr, obwohl ansonsten alles digital wird.
Diese Kopien sind nicht billig. Neben den Papierkosten müssen Sie die zusätzliche Druckerkapazität und die Tonerkosten denken. All dies summiert sich zu deftigen Kosten pro Kopie. Multiplizieren Sie diesen Preis mit 10.000. Mit 100.000. Einer Million und mehr.
CHALLENGE #5:
Die Kosten der Archivunterhaltung
Die Unterhaltung eines physischen Archivs ist nicht umsonst. Aktenschränke, Ringordner und Regalsysteme binden Kapital. Und nicht zuletzt benötigen sie Fläche. Das heißt teure Bürofläche.
Die Archivverwaltung kostet zudem Zeit. Selbst die Entfernung obsoleter Finanzdokumente aus einem physischen Archiv kostet Zeit. Nichts ist umsonst.
CHALLENGE #6:
Dokumentensicherung
Stellen Sie sich vor, was ein Brand oder Hochwasser in Ihrem Unternehmen anrichten könnte. Für Ihre Business-Systeme haben Sie Backup- und Notfallpläne implementiert. Wie sieht es aber mit physischen Archiven aus? Die Sicherung physischer Archive ist alles andere als einfach.
Und wenn es um die Sicherheit geht: Aktenschränke und Ringordner sind einfach nicht die optimalen Sicherheitsvorkehrungen, um geschäftskritische Daten vor neugierigen Augen zu schützen.
CHALLENGE #7:
Audits einhalten und bestehen
Auch ohne strenge Sarbanes-Oxley-Gesetze verlangen die Behörden immer mehr Dokumentationen von Unternehmen. Einige Unternehmen schaffen das problemlos. Andere hoffen, dass niemand je erfährt, dass die Dokumentation aus Ausdrucken des ERP-Systems und PDF-Dateien auf verstreuten File-Servern besteht.
Das Einhalten von Audits und Bestehen von Audits kostet intern Zeit und die Zeit des externen Auditors. Wenn Ihr Auditor gerade nicht umsonst arbeitet, frisst dies unmittelbar Ihren Gewinn auf.
CHALLENGE #8:
Die Kontrolle behalten.
Und mithalten
Es ist praktisch unmöglich, die Übersicht über Geschäftsinformationen zu behalten, die über mehrere Systeme, verschiedene physische Systeme und zahlreiche File-Server verstreut sind.
Solange physische Dokumente eine Rolle im Geschäftsprozess spielen, beeinträchtigen sie die Skalierbarkeit und Flexibilität Ihres Unternehmens ganz erheblich. Die Optimierung von Verfahren, die Aufteilung oder Verschmelzung von Geschäftseinheiten, Verteilung von Arbeitslasten, Arbeit von anderen Büros oder von Zuhause aus werden erheblich schwieriger, wenn wertvolle Informationen nicht geteilt werden können und hierauf nicht zugegriffen werden kann.
