10€. Das ist der Betrag, den ein durchschnittliches Unternehmen dafür aufwendet, eine einzige Rechnung eines Lieferanten zu bearbeiten.
Das Sparpotential ist enorm, sogar für diejenigen, die über eine Lösung aus der
ersten Generation verfügen.
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CHALLENGE #1:
Erfassung alle Ihrer Rechnungen auf Papier, als PDF und EDIFACT. Überall
Die effiziente Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen ist für viele immer wieder eine Herausforderung und bereitet heftige Kopfschmerzen. Große Mengen, viele Formate und mehrere Standorte vergrößern nur das Problem. Sie können große Mengen EDI-Rechnungen und viele Rechnungen auf Papier an unterschiedliche Adressen sowie PDF- und e-Rechnungen über verschiedene Inboxen erhalten. Und außerdem bringen Mitarbeiter Spesenrechnungen von Geschäftsreisen und Arbeiten beim Kunden vorbei. Rechnungen, die pausenlos einzugehen scheinen.
CHALLENGE #2:
Rechnungsdaten in Ihr ERP-System einbuchen. Korrekt
Die Übertragung der Daten eingegangener Rechnungen in das ERP-System ist ebenso zeitaufwändig wie komplex. Viele haben bereits große Fortschritte mit EDI und e-Rechnungen gemacht, das manuelle Buchen wird es aber auf absehbare Zukunft weiter geben. Und es ist für die meisten Unternehmen weiter eine große Herausforderung. Sehr oft ist die erste Buchung nur vorläufig. Es sind Spezialisten gefragt, um Kunden, Projekt, Abteilung, Fahrzeug, Maschine bzw. andere Daten genau zu spezifizieren. Und diese Spezialisten kritzeln nur zu oft Codes und Zahlen auf die Papierrechnung, um der Rechnungsabteilung alle Details mitzuteilen. Dies ist zeitraubend, fehlerträchtig und überhaupt nicht skalierbar.
CHALLENGE #3:
Archivierung von Papierrechnungen in Ringordnern und Aktenschränken
Die manuelle Archivierung von Lieferantenrechnungen und Kopien in Ringordnern oder Regsisterschränken ist eine Tradition, die in vielen Unternehmen weiterlebt. Zeitraubend und teuer. Verschwendung von Zeit, Ausrüstungskosten und wertvollem Platz im Büro. Wenn die Rechnung zur Genehmigung im Umlauf ist, machen viele auch noch eigene Kopien und bauen so lokale Archive auf. Nur für den eventuellen Fall. Also noch mehr Verschwendung.
CHALLENGE #4:
Zugriff auf archivierte Dokumente
Eine Rechnung wiederzufinden, wenn sie erst einmal in den Aktenschränken und Ringordnern „begraben“ ist, ist nicht ohne Tücken. Auf derselben Etage ist das noch ganz einfach. Auf einer anderen Etage, in einem anderen Gebäude, einer anderen Stadt oder sogar in einem anderen Land wird es schon deutlich schwieriger. Unterwegs bzw. bei einem Kundenbesuch wird es praktisch unmöglich. Ein Problem ist die Geographie. Ein anderes die Zeit. Versuchen Sie einmal, an ein Dokument zu kommen, wenn die Rechnungsabteilung bereits das Büro verlassen hat. Das ist schlicht unmöglich. Und wenn Sie mit der Budgetübersicht für den nächsten Tag in Verzug sind, haben Sie ein echtes Problem!
CHALLENGE #5:
Rechnungen an die richtigen Mitarbeiter verteilen Manuell
Rechnungen für die Verteilung vorzubereiten ist nicht einfach. Oft sind sehr erfahrene Mitarbeiter nötig, die wissen, wer welche Rechnungen verarbeiten muss. Und die eigentliche Verteilung ist teuer, unabhängig davon, ob die Bearbeiter die Rechnungen selbst abholen, auf den Schreibtisch bekommen oder an einem abgelegenen Ort mit Post- bzw. Paketzustellung arbeiten. Je mehr Mitarbeiter und Standorte beteiligt sind, desto komplexer wird es. Und das nur für die Akten. Der Versand per E-Mail macht es nicht viel besser.
CHALLENGE #6:
Rechnungen abzeichnen lassen
Eine Rechnung abzuzeichnen, die auf Ihrem Schreibtisch landet, ist keine große Sache. Dennoch bleibt sie da häufig tagelang liegen. Und das aus gutem Grund. Sie müssen sie mit einer Bestellung und einer noch nicht abgeschlossenen Lieferung abgleichen. Sie müssen einen Kollegen fragen. Sie warten auf eine Gutschrift. Oder Sie sind schlicht mit Wichtigerem beschäftigt. Oder Sie sind nicht einmal im Büro. Auf Geschäftsreise oder im Urlaub. Alles wirklich gute Gründe. Rechnungsstapel auf Ihrem Schreibtisch machen Ihre Rückkehr aber zur Qual und stören die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Im Endeffekt bereiten sie allen in Ihrer Umgebung Mehrarbeit.
CHALLENGE #7:
Verspätet zahlen - und teuer
Wenn eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wird, sind Sie es, der zahlt. Zuerst verzichten Sie auf Skonto für frühzeitige Bezahlung. Vielleicht müssen Sie sogar Verzugszinsen zahlen. Weniger einfach messbar, aber viel teurer ist, dass Sie Zeit verschwenden. Wenn Fälligkeitsdaten immer näher rücken, sucht die Rechnungsabteilung hektisch im ganzen Unternehmen nach überfälligen Rechnungen. Spätestens dann, wenn immer mehr Mahnungen eingehen und verärgerte Lieferanten anzurufen beginnen. Denken Sie an die verschwendeten Ressourcen. Nicht nur in der Rechnungsabteilung, sondern im ganzen Unternehmen. Wer verspätet zahlt, zahlt teuer.
CHALLENGE #8:
Audits einhalten und bestehen
Die Prüfung, ob nur Berechtigte Zahlungen veranlassen, Rechnungen abzeichnen und Beschaffungen initiieren, ist eine entscheidend wichtige Aufgabe im Auditing jedes Unternehmens. Mit oder ohne Sarbanes–Oxley. Mit auf Papier basierenden Verfahren und manuellen Routinen kostet diese Prüfung viel wertvolle Zeit, sowohl intern als auch für einen externen Auditor. Und wenn Ihr Auditor gerade nicht umsonst arbeitet, frisst dies unmittelbar Ihren Gewinn auf.
CHALLENGE #9:
Ihren Cashflow im Detail kennen
Unternehmen, die manuelle und auf Papier basierende Genehmigungsverfahren für Rechnungen einsetzen, tendieren dazu, die Buchung zu verzögern. Sie warten ab, bis alle Einzelheiten verfügbar sind und die Rechnung abgezeichnet und zur Zahlung bereit ist. Dies macht es fast unmöglich, eine aktuelle Bilanz und erst recht eine aussagekräftige Cashflow-Projektion in Echtzeit zu erstellen.
CHALLENGE #10:
Auf geschäftliche Änderungen vorbereitet sein
Solange physische Dokumente eine Rolle im Geschäftsprozess spielen, beeinträchtigen sie die Skalierbarkeit und Flexibilität Ihres Unternehmens ganz erheblich. Eine Zunahme der Geschäftstätigkeit verlangt die Einstellung und Schulung neuen Personals. Ein teurer und zeitraubender Prozess. Eine Abnahme der Geschäftstätigkeit erfordert Entlassungen. Ebenso teuer und zeitraubend. Jegliche Ideen zur Optimierung von Verfahren, zur Aufteilung oder Verschmelzung von Geschäftseinheiten, Verteilung von Arbeitslasten, Arbeit von anderen Büros oder von Zuhause aus werden praktisch unmöglich gemacht, wenn wertvolle Informationen nicht geteilt werden können, hierauf nicht zugegriffen werden kann oder sie nicht praktisch verwendet werden können.
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