Die Herausforderung
Als führende Catering-Kette für Restaurants und Cafés brauchte Umoe Unterstützung bei der Entwicklung eines zentralen Einkaufssystems, das die Lieferkette für alle Verkaufsstellen kontrollieren konnte. Die Lösung musste viele verschiedene Geschäftsbereiche abdecken, einschließlich der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen. Umoe bekam über 100.000 Lieferantenrechnungen — auf Papier, als XML oder EDIFACT — die automatisch erfasst und verarbeitet werden mussten, damit das Unternehmen einen besseren Überblick in Echtzeit über seine finanzielle Situation bekam.
"In der Fastfood-Branche herrscht ein harter Wettbewerb. Die Schlüssel zum Erfolg sind Prozessoptimierung und Grenzkostensenkung. Um in einer Branche wie der unseren immer einen Schritt voraus zu sein, müssen wir flexibel, skalierbar und extrem effizient sein."
— Bente Brocs, CFO, Umoe Catering
Der Prozess
Als wir uns mit Umoe unterhielten erfuhren wir, dass die meisten Lieferantenrechnungen das Ergebnis von Transaktionen waren, die über das Beschaffungsportal Attento verarbeitet wurden, das in der Geschäftsanwendung von Umoe Catering, Solution One, automatisch Bestellungen auslöst. Das war der Beginn einer maßgeschneiderten Lösung.
Die Lösung
Die Lösung von Nextway führt automatisch einen dreifachen Abgleich durch. Es wird so gleichzeitig geprüft, ob die erhaltenen Waren der Bestellung entsprechen und ob die Rechnung mit den Waren und der Bestellung übereinstimmt. Wenn Abweichungen entdeckt werden, wird die Rechnung automatisch an den Verantwortlichen weitergeleitet, unabhängig davon, wo in Norwegen er oder sie angesiedelt ist. Und da die Lösung Browser-basiert ist, können sie die Angelegenheit überall regeln.
Das Ergebnis
"Mit Next® haben wir mehr als nur eine einfache Anwendung zur Rechnungsverarbeitung bekommen. Es wurden uns die Grundpfeiler für eine umfassende Dokumenteninfrastruktur an die Hand gegeben. Und dass es als Browser-Anwendung ganz ohne Installation läuft und sich nahtlos in unsere Geschäftsanwendung integrieren lässt, war dabei auch nicht von Nachteil."
— Henry Karlsen, CIO, Umoe Catering
