Es ist wichtig, wie Sie in Ihrem Unternehmen mit Dokumenten umgehen

Wenn Sie einen genaueren Blick auf Ihr gutgeführtes Unternehmen werfen, finden Sie dann herumliegende Papierdokumente? Word™- und Excel™-Dateien auf Laptops? Oder in Cloud-Laufwerken? PDFs auf Dateiservern oder in Ihren Geschäftssystemen? Vielleicht sogar geschäftliche E-Mails in privaten Inboxen?

Wenn die Antwort ja ist, stehen Sie trotz der besten IT-Systeme möglicherweise vor den Schwierigkeiten, die sich aus der Arbeit mit Informationsinseln ergeben.

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_{HERAUSFORDERUNG #1:}

Der Gesamtüberblick fehlt

Mit überall verstreuten Dokumenten, die Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter betreffen, haben Sie die unlösbare Aufgabe, sich einen aktuellen Überblick zu verschaffen.

Ein fehlender Überblick bringt Fehler mit sich.

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_{HERAUSFORDERUNG #2:}

Zeitverschwendung

Wenn benötigte Informationen nicht sofort abrufbar sind, verschwenden entweder Sie oder Ihre Kollegen wertvolle Zeit.

Das killt die Effizienz. 

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_{HERAUSFORDERUNG #3:}

Abhängigkeit von Einzelnen

Mit Dokumenten, versteckt auf PCs und in persönlichen Posteingängen, werden Sie viel zu abhängig von Einzelpersonen. Wenn ein Spezialist im Urlaub ist, haben andere es schwer einzuspringen. Und wenn ein Vertriebsmitarbeiter das Unternehmen verlässt, verlassen essentielle Informationen möglicherweise mit ihm.

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_{HERAUSFORDERUNG #4:}

Fehlende Flexibilität und Skalierbarkeit

Wenn Sie Remote-Teams brauchen, um auszuhelfen, zwei Büros zusammenschließen oder Ihre Angestellten von Zuhause aus arbeiten — Dokumente überall verteilt zu haben, wird Ihnen die Arbeit nicht erleichtern.

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_{HERAUSFORDERUNG #5:}

Schwierig zu automatisieren

Jeder versucht Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Digitalisierung alter Gewohnheiten indem man E-Mails herumschiebt, ist keine Automatisierung. Das Chaos in Cloud-Ordner zu verschieben, ist es auch nicht.

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_{HERAUSFORDERUNG #6:}

Geringe Sicherheit

Jede Speicheroption hat ihre eigenen Sicherheitslücken. Je mehr Optionen, desto mehr Risiken. Fühlen Sie sich sicher, wenn alle wichtigen Verträge auf den Laptops aller Beteiligten gespeichert sind? Oder in der Dropbox?

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_{HERAUSFORDERUNG #7:}

Nicht DSGVO-konform

Die DGSVO verlangt von Ihnen, alle Dokumente mit persönlichen Informationen sicher aufzubewahren. Und nur denjenigen Zugang zu gewähren, die einen dokumentierten Bedarf haben. Und alle Dokumente fristgerecht loszuwerden.

Das ist mit herumfliegenden Dokumenten nahezu unmöglich.

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_{HERAUSFORDERUNG #8:}

Schwierig Ihre IT zu modernisieren

Die Cloud bietet uns eine Welt neuer Möglichkeiten. Dennoch ist es kompliziert Systeme zu ersetzen, wenn Sie historische Dokumente enthalten, auf die Sie angewiesen sind. Und riskant, wenn einer der neuen Anbieter den Betrieb einstellt.

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_{HERAUSFORDERUNG #9:}

Mit Formaten Schritt halten

Nur dafür zu sorgen, dass Ihre alten Dokumente geöffnet werden können, wenn Sie sie wieder brauchen, ist eine technische Herausforderung für sich allein. Eine E-Mail mag für Monate in Ordnung sein, ein Worddokument für Jahre, PDFs werden sich für Jahrzehnte halten.

Aber kein Format wird für immer existieren. 

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Kommt Ihnen einiges davon bekannt vor?

Keine Sorge, es gibt eine einfachere Möglichkeit.

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Prozessautomatisierung ist ein Muss für 75 % 

75 % der Organisationen geben an*, dass Prozessautomatisierung ein Muss in Ihrem Geschäftsmodell darstellt.

Mit Papierdokumenten in Ordnern, PDFs auf Servern, Officedokumenten in Cloud-Laufwerken und E-Mails in Posteingängen versteckt, wird das nicht passieren.

^{(*) nach Untersuchungen von AIIM}