Die Herausforderung
BoConcept, ein führendes internationales Möbelunternehmen in Dänemark, hatte Probleme mit einem begrenzten und unzureichenden Rechnungs-Scanning- und Workflow-System. Es lag auf der Hand, dass das Unternehmen eine komplett neue und flexible Lösung brauchte, mit der es das Volumen an manueller Arbeit im Zusammenhang mit der Dokumentenverarbeitung reduzieren konnte.
"Im derzeitigen Geschäftsumfeld ist es für ein internationales Unternehmen wie wir es sind unabdingbar, die Effizienz von Geschäftsprozessen in Märkten auf der ganzen Welt ständig zu verbessern und die Kosten zu senken. Für unser Unternehmen ist eine Voraussetzung für den Erhalt und die Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit die Fähigkeit, Geschäftsprozesse ständig zu optimieren."
— Lene Fibæk Hansen, IT-Beraterin, BoConcept
Der Prozess
Bevor das Projekt an den Start ging, trafen sich Schlüsselpersonen von BoConcept und Nextway zu einer Reihe von Meetings und Entwicklungs-Workshops, um die erforderlichen Workflows, Funktionen und Leistungsmerkmale festzulegen. Auf der Grundlage dieser Meetings konnte Nextway einen umfassenden Bericht über die Möglichkeiten und Einschränkungen des Projekts erstellen. „Der Sinn dieses Prozesses liegt natürlich darin, die Erwartungen auszuloten und einen Konsens über den Umfang der vor uns liegenden Aufgabe zu erzielen“, erklärt Kim Olsen von Nextway Professional Services.
Die Lösung
Die Next® Workflow-Lösung wartet mit einer intelligenten Funktion auf, die zwischen Kostenrechnungen und Lagerartikelrechnungen unterscheidet. Letztere werden in einen separaten Workflow geleitet, in dem eine intelligente dreifache Funktion zur Rechungsabstimmung eingesetzt wird, die automatisch prüft, ob die Rechnungssumme mit der Bestellung und den erhaltenen Waren übereinstimmt. Wenn die drei übereinstimmen, ist eine manuelle Freigabe überflüssig. Folglich muss das Unternehmen nur für Rechnungen, die nicht mit der erwarteten Summe übereinstimmen, Mitarbeiter einsetzen.
Das Ergebnis
"Von jedem, der schon einmal direkt mit Nextway zusammengearbeitet hat, bekommt das Unternehmen beide Daumen hoch gezeigt. Und ich muss gestehen, dass ich nach mehreren erfolgreich abgeschlossenen Projekten ganz glücklich bin, zum Club der zufriedenen Kunden zu gehören. Sie sind einfach die qualifiziertesten und kompetentesten IT-Berater, die mir je untergekommen sind. Alles wurde zur vereinbarten Zeit und zum vereinbarten Preis abgeliefert. Das Ergebnis war, dass unser Unternehmen heute noch wettbewerbsfähiger und kosteneffizienter ist."
— Lene Fibæk Hansen, IT-Beraterin, BoConcept
