Die Herausforderung
Emhart Glass SA, Weltmarktführer für hochentwickelte Technologien zur Herstellung und Prüfung von Glasbehältern, wollte eine übergreifende und zeitlich unbegrenzte Verfügbarkeit von Unternehmensdokumenten und eine Optimierung der internen Kommunikation. Alle Geschäftsprozesse rund um die rechnungslegenden Abläufe sollten modernen Standards entsprechen und digitalisiert werden. Ein weiterer Wunsch war, die Interaktion zwischen der Zentrale in der Schweiz und den weltweit verteilten Niederlassungen zu beschleunigen, reibungsloser und nachvollziehbarer zu machen.
Der Prozess
Next® wurde nahtlos in das ERP BPCS integriert. Die von BPCS erzeugten Belege, wie Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bestellungen, werden direkt in das Archiv überführt. Eingehende Rechnungen und andere buchhalterische Unterlagen werden an 13 Standorten weltweit gescannt und direkt an Next® übergeben.
Die Lösung
Leistungsstarke Workflows organisieren die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen. Die zu prüfenden Rechnungen werden automatisch von den unterschiedlichen Standorten in die Postkörbe der zuständigen Mitarbeiter verteilt. Die Kompetenzen der Mitarbeiter und Prüfungsregeln sind verbindlich im System hinterlegt und dokumentiert. Sämtliche Arbeitsschritte werden protokolliert und in Next® dauerhaft verwaltet.
Besonderheiten sind verschiedene Program-Modification-Workflows. Diese sammeln weltweit Ideen zur Optimierung der Warenwirtschaft und testen die beschlossenen Änderungen. Nach erfolgreich abgeschlossener Testphase informieren sie die Mitarbeiter über das Go-Live.
Über weitere Workflows werden Kalkulationen und Angebote abgestimmt. Ein Service-Order Workflow regelt das gesamte Beschaffungsmanagement wie den Einkauf von Dienstleistungen oder Reparaturen.
Das Ergebnis
Kurze Wege, schnelle Verarbeitungszeiten, vollkommene Transparenz und verlustarme Kommunikation – dafür sorgen bei Emhart Glass zuverlässig die Workflowsysteme von Nextway.
Ein perfekt durchdachtes Workflow Management garantiert besonders bei international agierenden Unternehmen wie Emhart Glass SA einen extrem schnellen Return of Invest.
