Blog
Bewahren Sie Ihre Salesforce-Dokumente sicher auf
Was passiert, wenn Ihr wichtigster Kundenvertrag bei der Konkurrenz landet? Ihre grössten Beschaffungsverträge? Die Arbeitsverträge Ihres Verkaufsteams? Das können Sie doch nicht zulassen - oder?
Wenn Sie sich für Salesforce als Ihr Kundenbeziehungs- oder Servicemanagement entschieden haben, haben Sie dies wahrscheinlich getan, weil es eine fantastische Plattform ist, um Ihre Teams zusammen zu bringen. Eine Plattform, die ihnen hilft, strukturiert mit gemeinsamen und aktuellen Informationen zu arbeiten.
Und keine Sorge - Salesforce ist eine sehr sichere Plattform. Salesforce weiß, dass Sie wichtige und sensible Informationen in ihrer Software verarbeiten. Und sie achten sehr darauf, diese zu schützen. Aber damit sind Ihre Dokumente noch lange nicht sicher!
Das integrierte Dokumentenmanagement reicht nicht aus
Die in Salesforce integrierte Dokumentenverwaltung ist absolut sicher und wird durch dieselben Mechanismen geschützt, die auch Ihre Daten schützen. Das Problem ist, dass es unzureichend ist.
Letztendlich wird niemand die integrierte Dokumentenverwaltung für ausreichend halten. Wenn Sie die Anzahl der Dokumente erhöhen, weitere Dokumenttypen hinzufügen und Dokumente aus anderen Quellen importieren, erfahren die Benutzer aufgrund der fehlenden Struktur, der fehlenden Vorschau und der begrenzten Dokumentgröße dies als ineffizient und sind frustriert.
Das Ergebnis? Früher oder später werden die Mitarbeiter Schattenlösungen einführen, um damit zurechtzukommen. Das ist völlig verständlich - aber eine Gefahr für Ihr Unternehmen.
Plötzlich stellen Sie fest, dass Ihre sensibelsten Dokumente auf privaten Computern, auf Dateiservern, in der Dropbox oder in Outlook gespeichert sind. All die schönen Dinge, die Sie bei der Einrichtung von Salesforce in Bezug auf Vertraulichkeit und DSGVO beschlossen haben, gelten dann nicht mehr. Nicht, weil mit der Dokumentensicherheit in Salesforce etwas nicht stimmt, sondern einfach, weil das integrierte Dokumentenmanagement unzureichend ist.
Erfahren Sie mehr über die DSGVO beim Umgang mit Arbeitsverträgen in Salesforce.
Sie brauchen einfach ein integriertes eCMS
Zum Glück gibt es eine einfach zu integrierende Lösung.
Wenn Sie mit wertvollen oder sensiblen Geschäftsdokumenten in Salesforce arbeiten, brauchen Sie einfach ein integriertes eCMS (Enterprise Content Management System). Unsere Lösung Next® Enterprise Archive für Salesforce ist ein hervorragendes Beispiel dafür. Die Integration eines ECM könnte weniger als 7 Tage dauern
Mit Next® für Salesforce entlasten Sie Salesforce von der Verwaltung einzelner Dokumente. Unabhängig davon, ob das Dokument aus Salesforce stammt, als E-Mail eingegangen ist oder in Ihrem ERP erstellt wurde, wird es in Next® gespeichert. Das ist wirklich clever. Um es noch intelligenter zu machen, generiert die Lösung automatisch eine archivierbare PDF-Version jedes einzelnen Dokuments.
Eleminieren Sie den Bedarf an unsicherer Schatten-IT
Wo immer in Salesforce Dokumente relevant sein könnten, fügen Sie einfach die Komponente Next® Documents hinzu. Voilà, alle Dokumente sind nun verfügbar, wann immer Sie sie brauchen - und zwar mit allen Funktionen, die Sie von einem professionellen eCMS erwarten: Suche, Vorschau, Freigabe und ein vollständiges Zugriffsprotokoll - direkt in Salesforce. Strukturiert, sicher und benutzerfreundlich. Sogar von Ihrem Handy aus.
Mit Next® für Salesforce haben Sie und Ihre Kollegen mit einem Klick nahtlosen Zugriff auf alle relevanten Dokumente - und eliminieren nicht zuletzt das Risiko, dass Mitarbeiter Schattenlösungen erfinden.
Machen Sie Ihren Next®-Schritt in Salesforce AppExchange
Wenn Sie Ihre Salesforce-Dokumente sicher aufbewahren möchten, sollten Sie ein integriertes eCMS verwenden. Wie Sie wahrscheinlich wissen, gibt es mehrere gute eCMS-Systeme. Für welches sollten Sie sich also entscheiden? Das ist die Millionen-Dollar-Frage. Es ist kein Geheimnis, dass unser eCMS, Next® Enterprise Archive für Salesforce, ein ziemlich guter Kandidat ist - vor allem, wenn Sie keine Millionen ausgeben können. Sie finden Next® in Salesforce AppExchange.
