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Effiziente Erfassung aller Dokumente

Next® Enterprise Archive erfasst alles. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kontoauszüge und Mahnungen aus Ihren Geschäftssystemen.  Angebote in Word und Berechnungen in Excel aus Microsoft Office. Bestellungen und Bestätigungen in Outlook. Gescannte Lieferantenrechnungen und Versanddokumente. Produktbilder als jpg und Videos als mp3 von PIM. Wav-Dateien von Ihrem Telefonsystem. XML und EDI von Ihren Partnern. Etc.

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Erfassen von überall

Fügen Sie Dokumente mit Drag'n'Drop oder einem Klick dem Unternehmensarchiv Next® hinzu. Oder direkt aus Outlook, Word oder Excel. Scannen Sie Papierdokumente mit professionellen Scannern, Multifunktionsdruckern oder Ihrem Mobiltelefon. Fügen Sie Dokumente automatisch hinzu, indem Sie Ordner und Exchange-Server überwachen. Oder direkt aus Ihren Geschäftssystemen. Next® bietet Dokumentenerfassung für eine Vielzahl von Systemen und eine offene Architektur, mit der es einfach ist, neue hinzuzufügen.

 

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Unterstützt Sie den ganzen Weg

Wenn Sie ein Dokument manuell hinzufügen, zeigt Next® Ihnen die verfügbaren Kategorien an – und validiert parallel Informationen wie beispielsweise den Kunden, den Lieferanten oder die Bestellnummer mit den Angaben in Ihren Geschäftssystemen. Akzeptieren Sie den automatischen Vorschlag oder suchen Sie mit einem Klick mögliche Alternativen.

 

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Mit unserer Single-Server-Reference Configuration erfasst Next® beeindruckende 4.600.000 Dokumente pro Stunde.

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Erfassung großer Dokumentenmengen

 

Wenn Dokumente in großen Mengen eingehen – von Produktionsscannern, Mailservern oder Geschäftssystemen – punktet Next®.

Mit unserer Single-Server-Reference Configuration erfasst Next® beeindruckende 4.600.000 Dokumente pro Stunde. Wenn Sie eine höhere Kapazität benötigen, fügen Sie Server hinzu.

Bei Dokumenten ohne Indexinformationen wendet Next® die erweiterte OCR Erkennung an.

 

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Speichern Sie Ihre Dokumente sicher

Die sorgfältige Pflege Ihrer Geschäftsunterlagen war schon immer wichtig. Seit der Einführung der DSGVO ist sie unerlässlich. Ein Unternehmensarchiv ist ein Muss und Next® Enterprise Archive ist für die Sicherheit Ihrer Dokumente konzipiert.

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Automatische Strukturierung der Dokumente

Next® klassifiziert und indexiert Ihre gesamten Dokumente automatisch auf der Grundlage von Metadaten oder des tatsächlichen Dokumenteninhalts. Verkaufsrechnungen werden automatisch in logischen Ordnern nach Kunde, Dokumentenart, Vertriebsvertreter, Auftragsnummer etc. abgelegt. So ist Ihr Kundenordner automatisch mit allen relevanten Dokumenten auf dem neuesten Stand.

 

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Richtlinienbasierte Berechtigungskontrolle

Next® gewährt den authorisierten Personen Zugriff und sperrt alle anderen aus.  Definieren Sie Ihre eigenen Berechtigungsrichtlinien anhand von Dokumenttypen, Benutzergruppen und Metadaten. Während Rechnungen wahrscheinlich den meisten Mitarbeitern zur Verfügung stehen, können nur Mitarbeiter der HR-Abteilung auf HR-Dokumente zugreifen. Das Umgehen von definierten Berechtigungen können Sie vergessen.  Sicherheit geht vor und es gibt keine Hintertüren, weder für Sie noch für uns.

 

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Kugelsicheres 
Auditprotokoll

Alle Aktionen in Next® werden millisekundengenau protokolliert. Jetzt können Ihre Auditoren die Compliance einfach prüfen. Benutzer der Preisliste können sehen, wer die Neuauflage verzögert. Und Sie können sehen, wer die aktuelle Version des Dokuments erstellt hat, das Sie aktualisieren möchten.

 

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In Next® können Sie Ihr Dokument mit einem Klick auschecken und mit einem weiteren wieder einchecken.

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Versionskontrolle

 

Next® verfolgt automatisch alle Ihre Änderungen. Und Sie können sich jede frühere Version jedes Dokuments anzeigen lassen.

Bei der Arbeit in einem größerem Team werden Sie die Möglichkeit schätzen, ein Dokument vor der Bearbeitung auschecken zu können.

Bevor Sie eine Preisliste bearbeiten, checken Sie sie aus - um das Risiko von Beeinträchtigungen durch andere zu vermeiden. Sobald Sie fertig sind, können Sie das Dokument einfach wieder einchecken, damit es alle verwenden können. 

 

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Teilen Sie einfach Ihr Wissen 

Der wahre Wert eines Unternehmensarchives liegt darin, Dokumente zu finden. Die moderne und einfach zu bedienende, browserbasierte Benutzeroberfläche ermöglicht jedem den Zugriff auf Dokumente von überall her. Sie werden es schätzen, immer und überall informiert zu sein – egal, ob im Büro, auf einer anderen Etage, auf der Straße, zu Hause oder an irgendeinem anderen Ort auf der Welt, auch außerhalb der Geschäftszeiten.

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Strukturierter Zugriff auf Dokumente

Wählen Sie einfach den entsprechenden Kundenordner aus, um sich alle ein- und ausgehenden Dokumente zu diesem Kunden anzeigen zu lassen. Von  überall, zu jeder Zeit und immer auf dem neusten Stand. Das Gleiche gilt für Ihre Lieferanten, Mitarbeiter, Projekte – und jede andere in Ihrem Unternehmen relevante Einheit. 

 

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Blitzschnelle Suche

Next® bietet konfigurierbare Suchmasken für alle Routineaufgaben. "Alle Kundenkorrespondenz" und "Rechnungen nach Nummer" für den Kundenservice. "Lieferantenrechnungen nach Fälligkeitsdatum" für Verbindlichkeiten. "Abrechnung pro Mitarbeiter" für den HR-Bereich. Mit Next® können Sie Ihre Dokumente in Sekundenschnelle finden. Selbst wenn Sie Millionen von Dokumenten im Unternehmensarchiv haben.

 

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Mögen Sie Google? Dann werden Sie Next® lieben

Für weniger strukturierte Suchen geben Sie ein, was Sie wissen, und Next® wird das finden, wonach Sie suchen. "Invoice to TED in 2014" listet alle Rechnungen auf, die 2014 an TED Japan geschickt wurden. "Lizenzverstoß Rechtsanwalt" findet die E-Mail Ihres IT-Anbieters. Der darin angefügte Brief drückt dessen Hoffnung aus, Anwälte bei der Beilegung von Streitigkeiten über Lizenzbestimmungen zu vermeiden. Denn für Next® sind Anwälte und Unternehmensjuristen das Gleiche. Und das alles im Handumdrehen. Gerade wenn Ihr Archiv Millionen von Dokumenten enthält.

 

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Sie können mit nur 2 Klicks aus Dynamics NAV eine Rechnung in Next® öffnen, oder aus jeder anderer Geschäftsanwendung. Oder aus jeder beliebigen Geschäftsanwendung.

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Vollständig in Ihren Arbeitstag integriert

 

Next® ist einfach zu bedienen. Und noch einfacher, wenn es in Ihre Geschäftssysteme integriert ist. Zugriff mit einem Klick aus SAP, Salesforce, M3, IPTOR CM1, ASPECT4 oder einer anderen Geschäftsanwendung heraus. Mit den einfachen Next®-APIs ist das unkompliziert.

 

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Löschung von nicht mehr benötigten Dokumenten

Früher haben Sie Ihr Archiv nur aus Platzgründen bereinigt. Mit digitalen Dokumenten und sinkenden Speicherpreisen ist es verlockend, alles zu behalten. Mit der Einführung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist das keine Option mehr. Genauso wichtig wie der Schutz und die Aufbewahrung von Dokumenten ist es, diese zu vernichten.

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Löschen, aber nicht vergessen

In Next® geht der Verlauf nicht verloren, wenn ein Dokument gelöscht wird. Die standardmäßige Löschrichtlinie zeichnet alles auf: Frühere Korrekturen und das komplette Auditprotokoll. Mit allen Details darüber, wann das Dokument von wem gelöscht wurde.

 

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DSGVO-konforme Löschrichtlinien

Sie sind verpflichtet, personenbezogene Dokumente zu entfernen, sobald der legitime Zweck (oder die ausdrückliche Zustimmung) nicht mehr besteht. Sie dürfen nichts aufzeichnen, nicht das Dokument, nicht den Verlauf – nichts. Registrieren Sie solche Dokumenttypen in einer DSGVO-Löschrichtlinie. Dann werden die Dokumente beim Löschen vollständig vernichtet.

 

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Richtlinienbasierte Ablauffrist

In vielen Ländern sind Sie verpflichtet, Rechnungen und andere steuerbezogene Dokumente 10 Jahre lang aufzubewahren. Für andere Dokumente bestehen ähnliche Anforderungen. In Next® richten Sie Ihre eigenen Ablaufrichtlinien ein und wenden diese auf die entsprechenden Dokumenttypen an. Dann kümmert sich Next® um die Bereinigung..

 

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Verwalten Sie Ihre Dokumente von überall

Next® ist die flexibelste Plattform für Geschäftsdokumente. Über eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche können Sie Ihre Dokumente von überall aus verwalten. Sie werden es lieben, Ihre Arbeit zu erledigen, egal ob Sie im Büro, im nächsten Stockwerk, auf der Straße, zu Hause oder sonst wo auf der ganzen Welt sind.

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Und das ist noch nicht alles

 


Teilen Sie Dokumente per Link, Ausdruck oder per E-Mail

Next® macht es Ihnen einfach, ein Dokument mit Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen. Senden Sie per E-Mail direkt die Kopie einer unbezahlten Rechnung, und die Sache ist geregelt.

 

Kleine, aber leistungsstarke Anmerkungen

Die Möglichkeit, Anmerkungen und Kommentare zu Dokumenten hinzuzufügen, ist in vielen Situationen nützlich. Jetzt funktioniert "Wir haben diese Rechnung überhaupt nicht bekommen" nur einmal.
 


Unbegrenzte Flexibilität

Next® wird mit vordefinierten Dokumenttypen ausgeliefert. Aber Sie können problemlos jeden von Ihnen benötigten Dokumententyp einrichten. Und jeder Dokumententyp enthält seinen eigenen Metadatensatz. wie unstrukturierten Text, ausgewählte oder bereits in Ihrer Unternehmenslösung validierte Werte, vollständig ohne Beschränkungen. 

 

Nahtlose Portalintegration

Next® wird direkt in Ihr Kundenportal und Ihr Intranet integriert. Sparen Sie wertvolle Zeit und bieten Sie besseren Service, indem Kunden und Mitarbeiter einfachen Zugriff auf ihre Dokumente im Unternehmensarchiv haben. Dokumente werden an einem Ort aufbewahrt, und zwar nur an einem Ort.
 


Skalierbarkeit

Next® kann  für 5 oder 10 Gelegenheitsnutzer verwendet werden, ist aber für die Verarbeitung großer Mengen ausgelegt. Das Archiv erfasst Dokumente in Lichtgeschwindigkeit – 4,6 Millionen Dokumente pro Stunde – und steht Tausenden von Nutzern zur Verfügung.

Easy, easy, easy

Next® ist einfach zu erwerben, einfach zu implementieren, einfach zu bedienen, einfach zu unterhalten und sogar einfach zu entsorgen - falls Sie das jemals wollen.
Aber es ist schwer, ohne Next® zu leben.

 


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Dokumentenbearbeitung auf Next® Art.

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