Ne<t® Emails

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Automatische Archivstruktur

Next^® archiviert automatisch jede E-Mail nach Kategorie und nach den Index-Daten in der E-Mail. Eine Bestellbestätigung durch einen Kunden beispielsweise könnte nach logischen Kriterien in den Ordner “Kunden“, den Ordner “Projekte“ oder den Ordner des Verkaufsmitarbeiters gehören. Die E-Mail ist deshalb in verschiedenen Ordnern abrufbar, auch wenn sie selbstverständlich nur einmal gespeichert wird. Mit einem Klick haben Sie die volle Übersicht.


 

Einfach, aber nützlich: die Kommentarfunktion

Es mag zwar trivial klingen – die Möglichkeit, eine archivierte E-Mail mit Kommentaren und Notizen zu versehen, ist jedoch äusserst nützlich. Beispielsweise, wenn ein Arbeitskollege Monate später eine Ihrer E-Mails öffnet und nicht nur verstehen soll, dass Sie einem Kunden einen Spezialpreis gewährt haben, sondern auch weshalb. Die Kommentarfunktion bietet einen hohen Zusatznutzen, indem sie bei Bedarf Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge hilft und gewährleistet, dass alle Kollegen immer auf demselben Stand sind.
 

Sicherheit nach Industriestandard

Next^® erlaubt nur den richtigen Personen Zugriff und sperrt alle nicht autorisierten Personen aus. Denn E-Mails können nur mit den entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden. Beispielsweise können nur der Geschäftsleiter und die HR-Mitarbeiter E-Mails aufrufen, die Löhne, Einstellungen und Entlassungen betreffen. Für Steuerprüfer und Revisoren stehen Spezialprofile zur Verfügung. Und selbstverständlich haben wir die nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen, damit sich die definierten Berechtigungen nicht umgehen lassen.


 

Bewahren Sie Ihre E-Mails für die Ewigkeit auf. Oder eben gerade nicht

Gewisse E-Mails müssen für 5, 10, oder 25 Jahre aufbewahrt werden, einige sogar für immer. Damit die Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften und Branchenregeln gewährleistet ist, können Sie Next^® so konfigurieren, dass E-Mails falls gewünscht nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht werden. Angesichts einer Kapazität von über 1,000,000,000 E-Mails in jedem Next^®-Archiv wird Ihnen aber sowieso der Speicherplatz nicht so schnell ausgehen.

Manipulationssicher dank Überwachungsprotokoll

Jede Änderung in Next^® Emails wird sofort protokolliert, einschliesslich “was“, “wer“ und “wann“. Auch wenn ein Dokument gelöscht wird, zeichnet das Überwachungsprotokoll von Next^® auf, wann und durch wen dies geschieht. Und stets wird zu Dokumentationszwecken eine Kopie gespeichert. Damit allen Vorschriften genüge getan ist und sich ein Fall wie Enron nie mehr wiederholt.


 

Sie haben die Wahl

Next^® Emails kümmert sich um alle Aspekte der E-Mail-Verwaltung. Bei der Anschaffung haben Sie zunächst die Wahl aus drei verschiedenen Modulen, je nachdem, welches für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Die anderen Module können Sie allenfalls zu einem späteren Zeitpunkt einsetzen. Möglicherweise verwenden Sie für die betreffenden Zwecke aber bereits auch andere Software-Lösungen.

Skalierbar

Next^® eignet sich natürlich bestens für nur 5 bis 10 gelegentliche Nutzer. Entwickelt wurde die Anwendung jedoch für die Verarbeitung hoher E-Mail-Volumen. Das E-Mail-Archiv erfasst Dokumente blitzschnell: 4,6 Millionen pro Stunde, bei Tausenden von Nutzern, die gleichzeitig aktiv sind.

 

Einfache Implementierung

Next^® schafft Überblick und ist einfach anzuwenden. Sie benötigen kaum oder überhaupt keine Schulungen. Next^® wurde bereits in Unternehmen mit mehreren Tausend Nutzern implementiert. Denken Sie vorausschauend, aber beginnen Sie mit kleinen Schritten. Weitere Eigenschaften und Funktionen können Sie bei Bedarf später ergänzen. Denn Next^® lässt sich fortlaufend ausbauen.

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