Erfassen Sie alles — Briefe, E-Mails, EDI, Fax, Textnachrichten, Chat, Portal-Uploads, Systemausgaben...
Während sich die Welt von Papierdokumenten hin zu mobilen Self-Services bewegt, wächst Ihre Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden über alle anderen Kanäle hinweg. Der Next® Mailroom ist dafür da, alles zu erfassen, einen schnelleren Kundenservice zu bieten und die Kosten zu senken.
Klassifizieren Sie jedes Dokument, das Sie erfassen
Korrekte Klassifizierung ist der Schlüssel zur Effizienz. Next® Mailroom verwendet eine erweiterte Regel-Engine, um jedes Kommunikationselement automatisch zu klassifizieren. Die Regeln entsprechen Ihren spezifischen Geschäftseinstellungen und erkennnen bekannte Absender oder Empfänger, wie beispielsweise Fluggesellschaften oder Fachärzte, mit denen Sie arbeiten. Regeln können auch nach Mustern in Betreff, Nachrichtentext und angehängten Dokumenten in E-Mails suchen.
Sobald ein Dokument klassifiziert ist (als Personenschadensbericht, Reiseversicherungsanspruch, Autoreparaturenrechnung, usw.), fängt Next® an, nach relevanten Indexinformationen zu suchen.
Indexinformationen von überall
Eine Dokumentenklasse hat ihre eigenen erforderlichen Indexdaten. Next® Mailroom sucht in Text, Metadaten und Anhängen nach Kundennummern, Policenummern, Schadensfall-Nummern, Kfz-Zulassungsnummern, Sozialversicherungsnummern usw. Mithilfe von Textanalyse, dynamischer Zonenanalyse und Mustererkennung erledigt Next® Mailroom die gesamte Arbeit für Sie. Um Fehler zu minimieren, überprüft Next® die extrahierten Daten sofort in Ihren Versicherungssystemen und fügt den Dokumenten sogar Details aus diesen Systemen hinzu.
Verteilen Sie Dokumente überall und an jeden
Sobald ein Dokument klassifiziert und mit den erforderlichen Indexwerten (Kundennummer, Versicherungsnummer, Kfz-Zulassungsnummer, Schadensdatum usw.) festgelegt wurde, sind wir bereit für die Endphase: die automatische Verteilung. Ihre IT-Landschaft bestimmt, wohin Ihre Dokumente gehen. Die meisten Dokumente sind für ein Unternehmensarchiv (Next® Enterprise-Archiv oder Ihr aktuelles Archiv), ein Versicherungssystem oder ein Kundenportal bestimmt. Next® Mailroom macht alles für Sie.
Verlieren Sie nicht, was Sie durch Automatisierung gewinnen
Automatisierung ist der Schlüssel zu Flexibilität, Kosteneffizienz und Compliance. Aber auch die beste Automatisierung hinterlässt Ausnahmen, die eine manuelle Verarbeitung erfordern. Wir helfen Ihnen dabei, diese Ausnahmen effizient zu behandeln, um zu verhindern, dass die Automatisierung für aufwändige manuelle Prozesse ausgegeben wird.
Manuelle Klassifizierung
Wenn Next® Mailroom ein Dokument nicht automatisch klassifiziert, fordert er einen Mitarbeiter auf, zu helfen. Ein strukturierter Prozess wird automatisch gestartet und eine Aufgabe wird einem relevanten Operator zugewiesen. Über die benutzerfreundliche Next® Mailroom UI wird der Bediener bei der Auswahl der relevanten Klassifizierungsart unterstützt. Der menschliche Eingriff wird natürlich für Compliance und zukünftiges Lernen protokolliert.
Operator gestützte Indexierung
Wenn Next® nicht alle Indexinformationen sammeln kann, wird automatisch ein vordefinierter Prozess gestartet, bei dem Fachleute involviert werden, die über spezifische Kenntnis zur Klassifizierung verfügen. Mit seiner benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche unterstützt Next® Mailroom Sie bei der automatischen Validierung von Eingaben mit Daten aus dem Versicherungssystem. Mit einem Klick können Sie die Versicherungssysteme für Kunden, Policen und Schadensfälle durchsuchen. Dieser Eingriff wird natürlich für Compliance und zukünftiges Lernen protokolliert.
Bestimmt den einfachen Weg
Richtige Regeln sind der Schlüssel zur Leistung. Die Regeln für Next® Mailroom werden von den Mitarbeitern der Abteilung gepflegt, ohne dass IT-Mitarbeiter oder externe Berater hinzugezogen werden müssen. Wenn ein Sturm erfordert, dass Sie eine neue Regel einrichten, können Sie sie in Minuten definieren, testen und bereitstellen. Alle Änderungen sind dokumentiert und durch Berechtigungen geschützt.
Automatische Texterkennung und mehr
Erhalten Sie Dokumente in einem nicht lesbaren Format? Next® Mailroom verfügt über eine Option zur automatischen OCR-Erkennung (Optical Character Recognition). Sprache-zu-Text- und Objekterkennung in Fotos stehen auf der Roadmap.
Skalierbar
Next® Mailroom wurde für die Verarbeitung großer Mengen entwickelt und erfasst Millionen von Dokumenten (oder Milliarden) und verarbeitet sie. Dennoch ist das Produkt auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Auch für die kleinere Organisation. Kein Volumen ist zu klein und kein Volumen zu groß.
Sicherheit für Unternehmen
Next® lässt die richtigen Leute rein — und hält den Rest raus. Der Zugriff auf Dokumente, Protokolle, Regeln und Funktionen wird vollständig durch Berechtigungen gesteuert. In Übereinstimmung mit DSGVO konfigurieren Sie den Datenschutz standardmäßig per Design und Voreinstellung. Was Sie nicht benötigen, können Sie nicht sehen. Und vergessen Sie es, Berechtigungen umgehen zu wollen. Die Sicherheit ist eingebaut.
Audit-Log. Manipulationssicher
Wenn jemand in Next® Mailroom eine Änderung vornimmt, wird sie in dieser Sekunde protokolliert. Was, wer und wann. Selbst wenn ein Dokument gelöscht wird, zeigt das Next® Überwachungsprotokoll an, wer dies getan hat und Next® behält eine Kopie für die Dokumentation, es sei denn, der Dokumenttyp ist als durch DSGVO geschützt eingestuft und erfordert, dass er vollständig vernichtet wird.
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